Ekspertne zunanje evalvacije se ves čas izvedbe spremljajo in evalvirajo. Še posebej za ta namen imamo po vsaki izvedeni ekspertni zunanji evalvaciji evalvacijsko delavnico, kjer sodelujejo vsi partnerji projekta - ekspertni zunanji evalvatorji, vključene izobraževalne organizacije in Andragoški center Slovenije. Ugotovitve nam služijo za dopolnitev in razvoj modela ekspertne zunanje evalvacije v izobraževanju odraslih.

14. decembra 2012 smo izvedli evalvacijsko delavnico vseh sodelujočih ekspertnih zunanjih evalvatoric in predstavnikov Ljudske univerze Šentjur ter Ljudske univerze Murska Sobota, ki so bili v letu 2012 vključeni v pilotno uvajanje ekspertnih zunanjih evalvacij. Na delavnici smo razpravljali o izkušnjah ekspertnih zunanjih evalvatoric in sodelujočih izobraževalnih organizacijah v procesu ekspertne zunanje evalvacije ter oblikovali skupne zaključke za dograditev koncepta ekspertne zunanje evalvacije v izobraževanju odraslih. Skupno delo smo zaključili s sladkimi dobrotami in z upanjem na nadaljnje uspešno sodelovanje v letu 2013.

Vtisi predstavnikov izobraževalnih organizacij, ki sta sodelovali v pilotnih ekspertnih zunanjih evalvacijah v letu 2012:

• "Samoocena je bila zelo zahtevna za pripraviti, vzela je tudi veliko časa. A kljub temu je bil pripomoček zelo dobro vodilo, da smo skupaj s sodelavci lahko gradivo pripravili. Čeprav je bilo zahtevno, ne bi na tej poti nič zamenjali."
• "Pripomoček je bil v veliko pomoč, je spomnil na to, kaj je še smiselno dodati, izpostaviti v samooceni."
• "Je včasih kdaj tanka meja med lepotnimi popravki in tem, da želiš prikazati, kako delaš dobro. Želiš pokazati pravo sliko in včasih dokazov ni."
• "Obisk je bil izpeljan profesionalno, po načrtu, brez nepotrebnih zapletov."

Vtisi ekspertnih zunanjih evalvatoric o pilotnih ekspertnih zunanjih evalvacijah v letu 2012:

• "Število evalvatoric v skupini je bilo optimalno, pozitivno je, da nas je več, saj so tudi argumenti, do katerih pridemo, bolj prepričljivi."
• "Izbor področij je bil primeren, bolje manj področij in se tista spoznajo bolje oz. bolj poglobljeno."
• "Obisk je za pridobivanje natančnejše slike o organizaciji zelo pomemben. Obisk je namreč pripomogel k uskladitvi med ekspertnimi zunanjimi evalvatoricami."

• ''Ko smo izvedeli roke, smo se mogoče časa ustrašili, saj je bilo predvideno čez počitnice. Ampak se zavedamo, da je čas vedno problem in je vedno kaj.''
• ''Vodilo je pripravljeno zelo konkretno, je res dobro vodilo, saj s sodelavko nisva imeli nobenih težav pri pripravi samoocene. Sva pa v pripravo vključevali tudi sodelavce.''
• ''Pozitivno je bilo, da smo ob pripravi videli vsebinsko, kaj vse imamo. Bila je pozitivna izkušnja, da smo se sodelavci boljše spoznali med sabo, smo spoznali, kaj vse počnemo.''
• ''Mi smo obiskovali usposabljanja za POKI in so nam vedno govorili: »ti delaš kakovost«. Dodala pa bi še, da lahko imaš 5 listin, a če človek ne začuti kakovosti, potem to ni ok.''
• ''Ko smo se odločili, da ne gremo v SIQ, smo se mi usmerili v kakovost. Šele takrat, ko smo začutili razbremenjenost, smo se začeli ukvarjati s kakovostjo, izboljšavami. Problem je, da je projektov zelo veliko, vsi nacionalni zavodi razvili svoj sistem, šole pa moramo znati selekcionirati. Če bi želeli vse vzeti od vseh, bi se nam zmešalo. Zato smo pri teh stvareh racionalni – v vaši ekspertni zunanji evalvaciji smo videli eno normalno količino zahtev, vse je bilo razumljivo. Prepričana sem tudi, da bodo iz priporočil v poročilu nastale izboljšave.''

• ''Ekspertna zunanja evalvacija je pristop, ki organizaciji pokaže, jo spomni, kaj še sodi v notranji sistem kakovosti. Država bi diktirala, da organizacija mora skrbeti za kakovost, ne pa, kako.''
• ''Jaz vedno hvalim ACS in tudi tokrat ga bom. Projekt se mi zdi, da je potreben, pomembno, da se izpostavi: strokovnost, sistematičnost, dogovarjanje, usklajevanje (dopisovanje, popravljanje – to je dolgotrajno). Pisati oceno je velika odgovornost!''
• ''Se strinjam– podpora z ACS je res dobra! Mi je bilo pa letos lažje kot lani.''
• ''Tudi sama sem opazila vpliv »kilometrine«. Hkrati pa ta vloga zahteva res veliko truda. Še posebej velik zalogaj je zato, ker teče hkrati v več organizacijah.''
• ''Na ACS je podpora res maksimalna. Če primerjam z drugimi je tukaj vse v detajle dodelano, začrtano, metodologija jasno pripravljena, si voden in si v varnih mejah. Prav tako zelo izstopa vloga koordinatorja, njegova podpora je zelo dobra.''

• ''Vsi razpisi so ob nepravem času.''
• ''Veliko informacij smo dobili že od prej vključenih, imeli so dobre izkušnje, vedeli smo kaj in koliko dela nas čaka. Dobili smo jasna navodila in težav ni bilo.''
• ''Naša motivacija je bila povratna informacija evalvatoric – kje smo dobri in kje so še možnosti za izboljšave. O vsem smo bili dobro obveščeni, oviralo pa nas je vprašanje, ali bomo to sploh zmogli, ker je veliko dela z zbiranjem dokazil nam samoumevnih stvari. Druge organizacije se za EZE verjetno ne odločajo zaradi pomanjkanja časa. Ker je za nami uspešno izpeljana ekspertna zunanja evalvacija upamo, da bo enkrat v prihodnje to neko merilo kakovosti tudi pri kakem od razpisov in bomo v prednosti pred drugimi organizacijami.''

• Letos smo dokumentacijo namesto v fizični obliki evalvatorji pregledovali v e-aplikaciji, prav tako pa so organizacije letos prvič samoocene oddale v elektronski in ne več v fizični obliki. Odzivi evalvatoric: Od začetka je šlo malce težje, potem ko se navadiš, je pa veliko boljše kot fascikli, tudi iz psihološkega vidika. Predstavnice sodelujočih organizacij pa so bile enotnega mnenja, da si evalvacij si ne znajo predstavljati brez te aplikacije, vse je strukturirano in vodeno, sploh si ne znajo predstavljati, kako je to še lani vse potekalo v fizični obliki. Navedle so nekaj primerov, kako bi lahko še izboljšali izkušnjo z delom v spletni aplikaciji, kar bomo skušali omogočiti organizacijam v naslednjem postopku v letu 2016.
• Letošnja novost je bilo tudi novo vsebinsko področje razvojne naravnanosti organizacije, ki izobražuje odrasle. Prediskutirali smo razumevanje posameznih meril in kako so se izkazala v praksi – če je navkljub razlagi in navodilom prišlo do napačnega razumevanja le-teh. Pri nekaterih smo ugotovili, da bo potrebna še dodatna razlaga z več primeri iz prakse, s katerimi lahko organizacija dokaže doseganje katerega od meril. Težav z vpeljavo novega vsebinskega področja ni bilo, še več, zaradi aktualnosti le-tega so ga organizacije sprejele še z večjim zanimanjem.